Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все больше современных компаний разного направления и сферы деятельности традиционным стопкам деловых бумаг предпочитают электронный документооборота (ЭДО). Речь идёт о замене бухгалтерии, разных видов отчетности, внутренней документации и договоров на их оцифрованный вариант. Внедрение такого типа ведения дел имеет как свои преимущества, так и недостатки, но при разумной организации этого процесса можно не только оптимизировать работу, но и существенно повысить ее эффективность.

Электронный документооборот: что это такое?

В целом под понятием документооборота следует понимать движение бумаг внутри организации и вне ее с момента создания этой организации и до завершения ее деятельности. При ЭДО это переходит в онлайн-пространство, реализуя принцип «безбумажного производства».

Основным инструментом ЭДО выступает электронный документ – аналог классическому бумажному варианту, который прошел оцифровку, подписан электронной подписью, сохранен на надежном носителе.

Постулаты ЭДО

Работа с электронными документами предполагает:

  • обязательную регистрацию каждого документа, позволяющую максимально быстро идентифицировать документ;

  • возможность параллельной работы с документом, внесение правок несколькими людьми;

  • непрерывность движения электронных документов;

  • большую единую базу бумаг;

  • электронная система поиска документа.

Плюсы электронного документооборота

Из положительных сторон ЭДО можно выделить:

  1. Экологичность такого формата ведения документации. Отказ от стопок бумаг, которых годами пылятся в архивах – уверенный шаг в сторону защиты окружающей среды.

  2. Быстрый поиск нужного документа, простота доступа к нему. Нет необходимости долго перекладывать папки из стороны в сторону, перелистывать горы бумаги, чтобы найти тот самый нужный отчет. Поиск по системе занимает буквально несколько секунд.

  3. Простота исправления, общий доступ к бумагам.

  4. Оперативность в передаче данных, возможность быстро согласовать правки или изменения.

  5. Снижение затрат денег, сил, человеческого ресурса на ведение документации.

Недостатки введения ЭДО

Но не все так гладко в идее перейти на электронные бумаги, есть и те моменты, которые явно усложняют процесс перехода:

  1. Большие расходы на покупку, установку, настройку ПК и соответствующих программ.

  2. Необходимость переучивать сотрудников.

  3. Адаптация команды к новой системе ведения дел.

  4. Некоторая зависимость работы от исправности техники, наличия электроэнергии и других технических факторов.

  5. Остатки расходных материалов для традиционной системы документооборота (бумаги, печатных устройств, канцелярии и т.д.)

Способы безболезненно перейти на ЭДО

Переход с одной системы документооборота на другую будет выгоднее и проще, если оптимизировать процесс переориентации. Первым и наиболее важным этапом должно стать обучение сотрудников, тренинги, которые помогут не бояться электронных документов. Особенно важно это для тех, у кого в коллективе есть работники старшего возраста.

Систематизация документации

В процессе перехода на ЭДО одним из самых важных этапов является приведение в норму документации, отчетов, договоров и других рабочих бумаг. Необходимо придумать алгоритм их систематизации, структурировать по предназначению, алфавиту, дате создания и регистрации. Следует контролировать актуальность бумаг, следить за тем, не устарел ли тот или иной документ. Ненужные материалы лучше сразу подшить в архив или вовсе утилизировать.

Чтобы отказ от бумажных документов не слишком бил по бюджету, стоит максимально рационально распорядиться оборудованием, расходниками и пространством, которые ранее предназначались для ведения документации.

Наверняка на складе остался стратегический запас картриджей для печати. Естественно, при ЭДО необходимости в них не будет. Утилизация картриджей – процесс хлопотный и дорогостоящий, ведь просто так выбрасывать их просто нельзя. Но есть отличный способ решить вопрос с минимальными потерями – продать ненужные картриджи. Таким образом, получится и снять с себя ответственность за особую переработку картриджа и получить достойную оплату за ненужный расходник. Выгода очевидна.

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции
Оцените первым
(0 оценок)
Пока еще никто не оценил
23 просмотра в ноябре
Пока никто не рекомендует
Авторизируйтесь ,
чтобы оценить и порекомендовать
Комментарии