Все больше современных компаний разного направления и сферы деятельности традиционным стопкам деловых бумаг предпочитают электронный документооборота (ЭДО). Речь идёт о замене бухгалтерии, разных видов отчетности, внутренней документации и договоров на их оцифрованный вариант. Внедрение такого типа ведения дел имеет как свои преимущества, так и недостатки, но при разумной организации этого процесса можно не только оптимизировать работу, но и существенно повысить ее эффективность.
Электронный документооборот: что это такое?
В целом под понятием документооборота следует понимать движение бумаг внутри организации и вне ее с момента создания этой организации и до завершения ее деятельности. При ЭДО это переходит в онлайн-пространство, реализуя принцип «безбумажного производства».
Основным инструментом ЭДО выступает электронный документ – аналог классическому бумажному варианту, который прошел оцифровку, подписан электронной подписью, сохранен на надежном носителе.
Постулаты ЭДО
Работа с электронными документами предполагает:
обязательную регистрацию каждого документа, позволяющую максимально быстро идентифицировать документ;
возможность параллельной работы с документом, внесение правок несколькими людьми;
непрерывность движения электронных документов;
большую единую базу бумаг;
электронная система поиска документа.
Плюсы электронного документооборота
Из положительных сторон ЭДО можно выделить:
Экологичность такого формата ведения документации. Отказ от стопок бумаг, которых годами пылятся в архивах – уверенный шаг в сторону защиты окружающей среды.
Быстрый поиск нужного документа, простота доступа к нему. Нет необходимости долго перекладывать папки из стороны в сторону, перелистывать горы бумаги, чтобы найти тот самый нужный отчет. Поиск по системе занимает буквально несколько секунд.
Простота исправления, общий доступ к бумагам.
Оперативность в передаче данных, возможность быстро согласовать правки или изменения.
Снижение затрат денег, сил, человеческого ресурса на ведение документации.
Недостатки введения ЭДО
Но не все так гладко в идее перейти на электронные бумаги, есть и те моменты, которые явно усложняют процесс перехода:
Большие расходы на покупку, установку, настройку ПК и соответствующих программ.
Необходимость переучивать сотрудников.
Адаптация команды к новой системе ведения дел.
Некоторая зависимость работы от исправности техники, наличия электроэнергии и других технических факторов.
Остатки расходных материалов для традиционной системы документооборота (бумаги, печатных устройств, канцелярии и т.д.)
Способы безболезненно перейти на ЭДО
Переход с одной системы документооборота на другую будет выгоднее и проще, если оптимизировать процесс переориентации. Первым и наиболее важным этапом должно стать обучение сотрудников, тренинги, которые помогут не бояться электронных документов. Особенно важно это для тех, у кого в коллективе есть работники старшего возраста.
Систематизация документации
В процессе перехода на ЭДО одним из самых важных этапов является приведение в норму документации, отчетов, договоров и других рабочих бумаг. Необходимо придумать алгоритм их систематизации, структурировать по предназначению, алфавиту, дате создания и регистрации. Следует контролировать актуальность бумаг, следить за тем, не устарел ли тот или иной документ. Ненужные материалы лучше сразу подшить в архив или вовсе утилизировать.
Чтобы отказ от бумажных документов не слишком бил по бюджету, стоит максимально рационально распорядиться оборудованием, расходниками и пространством, которые ранее предназначались для ведения документации.
Наверняка на складе остался стратегический запас картриджей для печати. Естественно, при ЭДО необходимости в них не будет. Утилизация картриджей – процесс хлопотный и дорогостоящий, ведь просто так выбрасывать их просто нельзя. Но есть отличный способ решить вопрос с минимальными потерями – продать ненужные картриджи. Таким образом, получится и снять с себя ответственность за особую переработку картриджа и получить достойную оплату за ненужный расходник. Выгода очевидна.